Récit des parcours des Livings-labs VILCO

LE PARCOURS DES LIVINGS LABS VILCO

Par Christophe Gouache, Strategic Design Scenarios

1. L’IMMERSION

La première étape pour les livings labs de VILCO a été l’immersion. Celle-ci s’est déroulé sur une période de plusieurs mois et a consisté en l’organisation de Visites Croisées et de Vis ma vie. Les objectifs de la phase d’immersion sont :

– d’assurer une bonne connaissance mutuelle entre tous les partenaires du projet VILCO ;

– de discuter des facteurs clés de réussite, selon chaque acteur, pour la mise en œuvre d’une « bonne » collaboration ;

– d’analyser et de revenir sur des situations passées (réussies ou échouées) de collaboration afin d’étudier les raisons qui ont fait que celles-ci ont été un succès ou un échec ;

– enfin, de « se mettre à la place de » quelqu’un, soit de l’administration, soit d’une initiative citoyenne à travers un « Vis ma vie » afin de se rendre compte, en en faisant l’expérience, des réalités et contraintes des autres.

1.1 Les visites croisées

Les visites croisées ont eu lieu dans chaque living lab de VILCO, à savoir : Bruxelles Environnement, Bruxelles Ville, Etterbeek, Uccle et Watermael-Boitsfort. La méthodologie de VILCO étant expérimentale, chaque visite croisée a subi quelques adaptations suites aux enseignements de la précédente. Toutefois, nous pouvons dire que, dans leur ensemble, les visites croisées reposent sur 4 activités clés : un temps de visite guidée des lieux afin de découvrir l’environnement/le contexte des acteurs, un temps de présentation dite “inversée“ (les initiatives citoyennes présentent la Commune et vice versa), un temps d’échange sur les facteurs clés d’une collaboration et enfin la co-analyse de situations de collaborations passées. Ces visites croisées duraient en moyenne 2h.

Ces visites croisées se font soit à la Commune soit chez l’initiative citoyenne (à noter que les initiatives n’ont pas toujours de local dédié). Sur les 5 livings labs, 4 visites croisées se sont faites dans les locaux de l’administration communale, seule la visite croisée d’Etterbeek a eu lieu dans un local utilisé par Etterbeek en Transition, le Transistor (qui héberge un magasin Oxfam et une épicerie). Chaque visite croisée rassemblait en moyenne 15-20 personnes. Ces visites croisées étaient ouvertes à l’ensemble des acteurs des livings labs afin de permettre une certaine perméabilité entre les différents livings labs de VILCO. Cela s’est traduit par la participation, en général, de 2-3 “visiteurs extérieurs“ à chaque visite croisée, par exemple un membre d’une initiative citoyenne de Uccle qui vient à la visite croisée de Bruxelles Ville.

Pour plus de détails sur l’organisation pratique d’une visite croisée, vous pouvez consulter l’Outillothèque VILCO.

1.2 Qu’avons-nous appris avec les visites croisées ?

Les visites croisées ont été un moment clé dans le projet VILCO car elles ont constitué, pour les livings labs, le véritable lancement « concret » du projet (bien que le projet en tant que tel avait démarré depuis plus de 9 mois). En effet, les visites croisées ont été, dans bien des cas, l’occasion pour les initiatives citoyennes et les Communes de se rencontrer et d’échanger pour la première fois « tous assis autour de la même table ». Quasiment toutes les initiatives citoyennes avaient, bien entendu, déjà eu des contacts, ou des relations, ou avaient croisé, à l’occasion d’un projet, d’une action, ou d’un évènement, certaines personnes de la Commune mais personne ne s’était retrouvé dans cette dynamique collective. Pour certains, c’était une première rencontre. « On s’est déjà envoyé des emails ou des courriers mais on ne s’était jamais vu » ou encore « je connais votre projet parce que j’ai lu votre dossier mais c’est tout », « avec ces visites croisées on met enfin des visages sur des fonctions, des noms » nous rapporte-t-on. De plus, selon les visites croisées, le niveau de compréhension et de connaissance mutuelle a été largement accru. Nous pouvons citer en exemple, la visite croisée de Watermael-Boitsfort où la visite guidée dans les locaux de la Commune a été très instructive. En effet, elle a permis aux “visiteurs“ de découvrir les coulisses de l’administration en pénétrant dans des lieux tantôt symboliques, tantôt inhabituels, de la salle du conseil au bureau du Bourgmestre en passant par le bureau de réception des courriers à celui d’un échevin ou encore dans le bureau du directeur financier de la Commune. À chaque escale, ce fut l’occasion d’échanger quelques mots sur le fonctionnement de la Commune et le parcours que fait un dossier quand celle-ci reçoit une demande d’un projet d’initiative citoyenne. Cet exemple a révélé la méconnaissance, de la part des citoyens (et on les comprend), du fonctionnement d’une administration publique. Mais cette méconnaissance n’est d’ailleurs pas tout à fait unilatérale, en effet, il ressort que les Communes elles-mêmes méconnaissent parfois le fonctionnement des initiatives citoyennes, bien que dans une moindre mesure (qui tient notamment au fait que les agents communaux amenés à travailler avec les initiatives citoyennes les connaissent plutôt bien, car elles partagent, sinon des valeurs, un vrai intérêt pour elles).

Les visites croisées ont été, nous l’avons dit, l’occasion de discuter également des facteurs clés de la collaboration (vous pouvez retrouver le jeu de cartes de facteurs créé pour ce cadre par VILCO dans l’outillothèque). Parmi les 17 facteurs proposés aux Livings Labs, 7 facteurs ont été retenu presque systématiquement (voir Annexe), parmi ceux-ci on retrouve :[c1] 

«  Dans une collaboration, il faut une communication ouverte et fréquente. La communication c’est fondamental. »

« Pour collaborer, la confiance c’est un truc de base. S’il n’y a pas de confiance c’est mort d’avance. »

« Pour pouvoir collaborer, il faut se connaître un minimum. Connaître les contraintes et les forces des uns et des autres. »

« Pour collaborer, il faut que tout le monde s’y retrouve et soit gagnant-gagnant. »

« C’est quand on a une relation claire et des modalités bien établies qu’on fonctionne bien tous ensemble. Sans ça, on ne saurait pas ce que notre collaboration signifie! »

Ces facteurs, bien que jugés collectivement importants, ne sont pas pour autant facile à mettre en œuvre. Parmi les facteurs importants mais difficiles à mettre en œuvre on retrouve par exemple :

« Dans une collaboration, il faut de la transparence. De l’absence de transparence, nait la suspicion. »[1]

« Avoir une bonne aptitude au compromis, c’est la clé dans une collaboration. Sinon chacun reste toujours sur ses positions et c’est stérile. »

Une « bonne » collaboration, on l’a compris, n’est pas simple à mettre en œuvre. Cela se construit, s’entretient, comme une relation dont il faut prendre soin (avec bienveillance, empathie, honnêteté, sincérité, etc.).

Enfin, les visites croisées ont été l’occasion, nous l’avons dit, de faire la co-analyse de situations de collaborations passées (parfois remontant à quelques mois, parfois remontant à quelques années). Le principe : « ressortir des vieux dossiers (ou « cold cases ») pour les analyser à froid ». Ainsi, deux types de situations ont été soumises à la co-analyse : des situations de collaboration « qui ont bien marché » et des situations « qui ont moins bien marché ».

Au total, ce sont 35 histoires qui ont été “déterrées“ et co-analysées par les différents livings labs de VILCO. Chaque structure (initiative citoyenne A ou B ou Commune) devait choisir, en sous-groupe les histoires qu’elle souhaitait mettre en discussion avant de les partager avec le reste du groupe. Parmi les 35 histoires qui ont été co-analysées durant les visites croisées, environ la moitié se sont révélées être suggérées à la fois par les Communes et les initiatives citoyennes. Cela révèle qu’un certain nombre de situations de collaboration passées a « fait événement » dans l’histoire de la relation entre l’initiative et la Commune concernées. Plus surprenant, ces histoires ont été, à plusieurs reprises, présentées différemment par l’initiative ou la Commune, l’une racontait l’histoire comme étant un exemple d’une collaboration ayant “ bien marché“ tandis que l’autre prenait la même histoire comme exemple d’une collaboration “qui n’avait pas marché“. Ces cas sont révélateurs des ressentis différents que peuvent avoir des acteurs distincts face à une même situation vécue. Les histoires ayant été des “souvenirs bons“ ou “moins bons“ selon les acteurs sont pour la majorité des histoires, où ont été dissocié le processus de collaboration (ou l’absence de collaboration) en tant que tel et le succès du projet ou de l’opération qui a nécessité cette collaboration.

L’exemple emblématique est probablement celui des Galopines de Terre à Etterbeek. Les citoyens ont installé des bacs sans attendre l’autorisation de la commune pour l’emplacement de ceux-ci dans l’espace public. Un service communal est donc intervenue pour retirer les bacs placés sans autorisation communale. Mais de manière assez réactive, la Commune a proposé aux citoyens un autre emplacement pour les bacs et le cas de conflit s’est transformé en collaboration. Pour l’initiative citoyenne, cette histoire a été raconté comme étant une histoire “positive“ de collaboration avec la Commune puisqu’ils ont vécu cette histoire à travers le prisme de la réactivité de la Commune à chercher une solution et au succès final de l’opération qui a permis aux bacs d’être installés. Cependant, côté communal, cette histoire a été identifiée comme un exemple d’une “mauvaise collaboration“ puisque celle-ci a démarré par l’absence de collaboration avec des citoyens qui ont agi “hors les règles“ et par eux-mêmes. À l’opposé, de nombreux cas exemplaires de collaboration entre autorités publiques locales et citoyens ont également été identifiés durant ces visites croisées comme la Rénovation de la Chaussée de la Hulpe à Boitsfort, le compost de Wolvendael à Uccle, ou encore l’utilisation citoyenne d’un local Rue Van Artevelde à Bruxelles Ville.

Même si nos livings labs ont des passés plus ou moins intenses en termes de collaboration entre initiatives citoyennes et Communes, toutes ont déjà construit quelques liens. Toutefois, il est à noter que les initiatives Quartiers Durables Citoyens (Logis Floréal, Coin du balai, Oxy Durable, QD Saint Job) apparaissent plus fréquemment en lien avec les Communes que les initiatives du mouvement en Transition (Etterbeek en Transition et 1000 BXL en Transition). Ces dernières, nous le verrons plus tard, semblent avoir une certaine indépendance quant aux autorités publiques locales (notamment financière) et être en relation de collaboration avec un grand nombre d’acteurs (non-publics).

Les livings labs de VILCO ont confirmé la plus-value des Visites Croisées à l’occasion d’une série d’interviews réalisés lors d’une Rencontre Inter-living Lab organisée en juin 2018 comme en témoigne les extraits ci-dessous :

«  Une rencontre vaut mieux qu’une dizaine de mails » Pauline (administration locale de Bruxelles)

« J’ai appris à connaître les autres et à me rendre compte que, finalement, on a tous les mêmes problèmes. » 

« De la discussion, jaillit toujours la lumière. » Xavier (Oxy 15, Uccle) 

“Comprendre comment fonctionne la commune, dans son quotidien et toutes ses arcanes est quelque chose de fondamental pour le citoyen.”  

“La commune se démystifie et devient plus partenaire et accessible pour que nos projets deviennent une réalité” Claude (Coin du balai, Watermael-Boitsfort)

« Il s’agit de remettre l’humain au centre »

« C’est important de pouvoir mettre des visages sur des noms »

Luc (administration communale de Uccle)

« C’est une collaboration qui doit s’installer » 

« Ça permet de mieux connaître les aspects de la commune et de montrer ce qu’on fait au quotidien dans les initiatives locales »

Les outils VILCO favorisent beaucoup le dialogue avec la commune, c’est super et merci ! »

Grégoire (QDC Saint-Job, Uccle)

• DÉFINITION DES CHANTIERS D’INNOVATION

Après la phase dite d’Immersion de VILCO vient la phase de Définition des chantiers d’innovation. Dans le cadre de la recherche-action, VILCO s’est retenu de présupposer des réponses ou solutions aux difficultés ou problèmes rencontrés dans la phase d’Immersion. La phase de Définition des chantiers d’innovation avait donc pour objectif d’aller plus loin dans l’analyse fine de la situation de chaque living lab afin d’identifier quels étaient les véritables enjeux auxquels répondre. Basé sur les enseignements du Jalon 1 de recherche (entretiens, rencontres) et de la phase d’Immersion (visites croisées) du Jalon 2, l’équipe VILCO a élaboré une “Palette de Turbulences“. Cette Palette de turbulences rassemble « toute les raisons pour lesquelles la collaboration entre les autorités publiques locales et les citoyens peut être perturbée ». Ces turbulences sont tantôt dues au contexte administratif, aux postures des acteurs, à leurs compétences et manières de travailler, à leurs contraintes respectives ou tantôt dû à des aspects pratiques ou philosophiques. Aussi diverses qu’elles puissent être, la quarantaine de turbulences identifiées est tirée de l’expérience vécue par les acteurs bruxellois. Ces turbulences ont ensuite été soumises à l’ensemble des Livings Labs de VILCO à l’occasion d’une série d’ateliers de Définition des chantiers d’innovation afin d’identifier quelles étaient les turbulences les plus pertinentes (les plus préoccupantes, handicapantes) dans la relation entre autorités publiques et citoyens. Chaque living lab, sous-divisé en groupes avec d’une part la commune et d’autre part les initiatives citoyennes ont chacun sélectionné leurs turbulences clés (voir Annexes). Tout living lab confondu, voici quelques exemples des turbulences les plus retenues :

« Le manque de connaissance mutuelle sur le fonctionnement interne (procédures, modes de gouvernance) des initiatives citoyennes et de l’administration amène des incompréhensions et tensions. »

« Le sujet sur lequel travaille l’initiative touche différents niveaux administratifs (région et communes) qui sont peu ou pas coordonné. »

« Les approches participatives ne sont pas encore très intégrées dans la culture administrative… Du coup y’a pas mal de raté. »

« Les citoyens/l’administration n’ont/a pas d’interlocuteur unique et clair à qui s’adresser. »

« Face à certaines contraintes juridiques et administratives, les citoyen.ne.s. se sentent démuni.e.s et ont besoin de soutien pour obtenir les autorisations de mise en œuvre de leur projets. »

« Les citoyens ont des difficultés pour remettre et suivre les appels à projets en raison de leur complexité et lourdeur administrative. »

À l’exception de quelques turbulences spécifiques à certains livings labs en raison d’expériences vécues localement dans la collaboration, la plupart des turbulences retenues l’ont été de manière commune à tous les livings labs.

En parallèle du travail sur les turbulences, une session d’analyse des ressources en jeu dans la collaboration a également été mené à travers deux outils VILCO, une cartographie des ressources et des liens de collaboration et une analyse des ressources via un quadrant d’auto-diagnostic. Les deux livings labs de VILCO ayant démarré la Définition de leur chantier d’innovation fut Bruxelles-Ville suivi de Watermael-Boitsfort.

Ces deux premiers livings labs ont réalisé une cartographie exhaustive des ressources et liens de collaboration. Ces cartographies se sont révélées riche d’enseignements mais très consommatrice en temps à réaliser. Ces cartographies ont permis notamment de révéler une certaine autonomie des initiatives de transition. 1000BXL en Transition s’est en effet révélé reposer sur un vaste écosystème d’acteurs (hors de la Ville de Bruxelles ou de Bruxelles Environnement) pourvoyeurs de ressources accroissant ainsi leur indépendance face aux subsides publiques. À l’inverse, les initiatives citoyennes de types quartiers durables citoyens apparaissent davantage dépendants des aides publiques, notamment régionale (Bruxelles Environnement). L’exercice de cartographie a permis d’identifier également une grande diversité de ressources au-delà des ressources financières. En effet, parmi les ressources VILCO identifiées, on retrouve des ressources humaines : temps manuel, temps intellectuel, organisationnel, technique, administratif, communicationnel, ou encore de mise en lien mais également des ressources « physiques » : matériels, logistiques, immobiliers/espaces. Toutes les initiatives citoyennes, indifféremment de leur nature (qu’elles soient en transition ou quartiers durables citoyens) se sont révélées être fortement en lien avec d’autres acteurs locaux, tantôt citoyens, associatifs ou institutionnels et dans une logique de collaboration et d’échanges de services et de ressources.

Coté communal les choses sont évidemment différentes. Elles possèdent de nombreuses ressources internes, aussi bien humaines (technique, administrative, communicationnelle, etc.) que matérielles (logistique, moyens, etc.). Toutefois, les initiatives citoyennes apportent régulièrement des ressources aux communes, en particulier en termes de temps citoyens mais aussi de relais de communication et de mobilisation (mise en lien avec d’autres acteurs et relais habitants). Cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’évènements co-portés par la commune et les initiatives.

Après les 2 premiers livings labs, la première version de l’exercice de cartographie s’est toutefois révélé comme trop consommateur de temps. VILCO a donc décidé d’abandonner cet outil pour les autres Livings Labs et de développer un nouvel outil simplifié : un quadrant de « diagnostique de ressources ».

Ce quadrant permet aux initiatives citoyennes d’auto-diagnostiquer leurs ressources en indiquant sur un axe la difficulté pour eux à se procurer ces ressources et sur l’autre axe l’abondance de ces ressources.

Cet exercice de quadrant a permis de révéler certains éléments inattendus :

• Malgré les contraintes administratives des dossiers à  compléter, les finances ne constituent pas, par exemple, une ressource particulièrement compliquée à obtenir et/ou rare.
• Le matériel ne constitue pas non plus, contrairement à ce que l’on pourrait penser, une ressource difficile à obtenir pour les initiatives citoyennes (cela est entre autre lié à leur bonne connexion avec d’autres acteurs au niveau local avec qui ils échangent, prêtent, empruntent, etc.).
• En revanche – et cela est particulièrement inattendu – la mobilisation ou l’adhésion des habitants est l’une des ressources les plus difficiles à obtenir et rare pour les initiatives. En effet, celles-ci ont confirmé qu’une des barrières auxquels elles font face est la difficile mobilisation large et suivie des habitants (c’est-à-dire au-delà d’une présence ponctuelle lors d’un événement de quartier).
• Pour ce qui est des autres types de ressources (technique, temps manuel, communication, etc.) leur difficulté ou rareté dépend très largement de chaque initiative. En effet, certaines sont dotées d’un membre doué en graphisme (voire dont c’est le travail) , d’autres ont un local obtenu via un partenaire, d’autres encore ont un membre qui s’y connaît en procédures administratives, etc. Les ressources sont donc très largement dépendantes des membres constituants le collectif citoyen (compétences et ressources déjà en stock) et de son inscription dans un riche écosystème partenarial lui permettant « d’aller chercher ailleurs ce qu’il lui manque ».

Cette phase de Définition des chantiers d’innovation a été riche d’enseignements et a permis d’identifier de nombreux enjeux dignes d’attention pour la suite du projet VILCO (il est à noter qu’une certaine frustration demeure quant à l’incapacité à analyser en détails l’entièreté  de la richesse des aspects appris durant ces activités). Toutefois, 12 catégories d’enjeux prioritaires ont pu être identifié :

• Les ressources critiques
• Les interlocuteurs de la collaboration
• Le manque de transversalité au sein des services communaux
• La complexité administrative (dossiers, appels à projets, comptes rendus, etc.)
• La lenteur administrative
• Les conflits de visions et de valeurs
• Les différences de fonctionnement entre autorités publiques et initiatives citoyennes
• Le management de la participation citoyenne
• Agir sans collaborer
• L’évaluation de l’impact des initiatives citoyennes et des politiques publiques
• L’articulation et la coopération administrative multi-niveaux
• La limite de capacité et de légitimité des initiatives citoyennes.

Ces différents enjeux ont été soumis aux Livings Labs pour la phase suivante de VILCO : la Co-création de solutions.

• CO-CRÉATION DE SOLUTIONS

Fort d’une compréhension plus fine des enjeux et d’une connaissance plus approfondie des désirs des Livings Labs quant aux problèmes qu’ils souhaitent explorer, VILCO a organisé une grande session de Co-création de solutions en novembre 2018. Celle-ci a rassemblé sur le temps d’une journée une quarantaine de personnes issus des différents livings labs VILCO. La mission ? Générer un maximum d’idées permettant de répondre aux multiples problèmes identifiés.

VILCO étant un projet de recherche-action, nous nous sommes mis en recherche de 2 types d’idées :

• Des idées « correctives », qui permettent d’ajuster le présent et qui améliore la situation. Elles « débuggent » la collaboration
• Des idées transformatrices qui se proposent de changer plus radicalement les modes de faire, de revisiter le système pour mieux le ré-inventer. Celles-ci se veulent plus disruptives, projectives et ambitieuses.

La journée de co-création de solutions s’est déroulé en quatre temps :

• Une mini-conférence inspirante (voir annexe) visant à nourrir les participants avec des exemples et des pratiques observées ailleurs (en Belgique, en France, en Europe)
• Une étape de reformulation et réappropriation des turbulences
• 2-3 rounds de brainstorming (alimenté par le Catalogue de pratiques observées issu du Jalon 1)

• Et enfin, une pré-identification des idées étant les plus prometteuses ou du moins jugées comme particulièrement intéressantes par les livings labs VILCO.

Au total, plus d’une centaine d’idées ont été générées à l’occasion de cette journée de co-création. Celles-ci ont constitué le terreau à partir duquel VILCO a construit ses propositions d’expérimentations.

Vous pouvez visionner la vidéo de la journée de la session de co-création inter-livings labs ici :

• EXPÉRIMENTATIONS

À la suite de la phase de co-création de solutions, VILCO a analysé, regroupé, recoupé, trié la centaine d’idées qui a été généré. Ce tri a été mené avec les 3 critères suivants :

• L’idée répond-elle bien de la recherche VILCO, à savoir d’améliorer la collaboration entre autorités publiques et collectifs citoyens ? En d’autres termes, est-ce bien l’affaire de VILCO ou est-ce au-delà du périmètre de la recherche-action ?
• L’idée est-elle actionnable par VILCO ? Autrement dit, VILCO peut-il la tester ou est-elle hors de sa capacité d’intervention ?
• Enfin, l’idée implique-t-elle l’acteur public et les citoyens ou bien est-elle l’affaire que d’un seul acteur ?

À partir de la centaine d’idées et des critères mentionnés précédemment, VILCO a rassemblé et trié les idées afin d’élaborer ce que nous avons appelé « le catalogue d’expérimentations VILCO ». Ce « catalogue » recueille 25 chantiers d’expérimentations possibles. Mais qu’entendons-nous par « expérimen-tation » dans le projet VILCO ?

On emprunte la notion d’expérimentation à la méthode expérimentale scientifique :

« On conçoit une expérimentation en reproduisant en laboratoire un phénomène pour tester une hypothèse en faisant varier différents paramètres. » En design de projet on peut rapprocher l’expérimentation de « faire la Preuve du Concept » (POC, proof of concept), autrement dit on construit un dispositif qui permet de valider (avec des utilisateurs) le concept du produit et de continuer le développement du projet. Une expérimentation ce n’est donc pas :

• Une expérimentation ce n’est pas un avant-projet.On bricole quelque chose d’essayable pour voir si l’idée marche, a du sens et semble répondre effectivement au besoin.
  
• Une expérimentation ce n’est pas un engagement. On fait des essais pour identifier progressivement ce qui pourrait marcher mais on se garde le droit, in fine, de ne rien mettre en œuvre

• Une expérimentation ce n’est pas réussi ou raté. C’est ce que l’on va apprendre qui va nous permettre de mettre en place une innovation, donc dans tous les cas, le résultat nous renseigne sur l’idée.

Les 25 chantiers d’expérimentations ont ensuite été chacun décliné sous la forme d’une série de « modalités » d’expérimentations. Ces modalités précisent plus concrètement le « comment » tester l’idée. Certaines expérimentations ont une seule modalité et d’autres jusqu’à 5-6-7 modalités. Ces modalités ont été ensuite catégorisés selon qu’elles relevaient de choses « testables » ou plutôt prospectives/imaginaires. 3 catégories ont été élaborées :

1. Réalisable / prototypable

Ca pourrait être testé rapidement avec les ressources à disposition et possiblement effectif par la suite

• Maquettable / Simulable

Ca pourrait être dessiné, maquetté, simulé… Mais ça nécessitera un approfondissement et feed-back avant prototypage.

• Imaginable / Projectif / Fictionnel

On ne peut pas le mettre en place ou le tester « en vrai » mais on peut l’inventer, l’imaginer, l’esquisser en co-produisant des scénarios, du storytelling dans le but de rêver demain.

Les 25 chantiers d’expérimentations sont :

1. Informer et obtenir l’adhésion des habitants en amont de la mise en œuvre d’un projet citoyen
2. Communiquer et mobiliser les habitants
3. Appels à projets conditionnés par un soutien citoyen et communal
4. Subsides coup de pouce
5. Appel à projet continu
6. Appel à projet de Bruxelles Environnement décentralisé dans les communes
7. Appel à projet de BE co-construit avec les communes
8. Simplifier/alléger les modalités de réponse aux appels à projets
9. Améliorer le trajet de prise de décision administrative
10. Améliorer/développer l’évaluation des projets
11. Echange et/ou mise à disposition de ressources
12. Ancrer la logique collaborative et développer la culture de la participation
13. Les pouvoirs publics pour les nuls
14. Donner à voir les dynamiques locales (avec fierté)
15. Budget participatif
16. Droit à l’activité citoyenne
17. Processus d’intégration pour le nouvel échevin 
18. Accueillir les nouvelles initiatives
19. Cultiver la coopération inter-initiatives et inter-communales
20. Une communication commune et amplifiée
21. Qui est qui ?
22. Transversalité inter-institutionnelle
23. Rendre visible et compréhensible le parcours
    d’un dossier citoyen
24. Starteur de projets citoyens
25. Identifier et légitimer des interlocuteurs citoyens
    auprès des pouvoirs locaux

La description détaillée des 25 chantiers est accessible en annexe dans le Catalogue des expérimentations ou via ce lien : http://vilco.brussels/?page_id=1850

Ces 25 chantiers ont ensuite été soumis à la co-analyse de tous les livings labs VILCO à l’occasion desquels, autorités publiques et collectifs citoyens ont retenu les expérimentations qu’ils souhaitaient entreprendre. Durant ces sessions, les livings labs devaient non seulement sélectionner quels chantiers ils souhaitaient entreprendre mais aussi décrire (ou préciser) les modalités concrètes de chaque expérimentation : qui y participe ? sous quelle forme ? comment ? combien de temps ? etc. et enfin : comment faire l’évaluation de chacune de ces expérimentations. Chaque living lab a retenu en moyenne 5 à 9 chantiers d’expérimentations (parmi les 25). Tout living lab confondu, 54 expérimentations ont été esquissées. 2 cas se sont présentés avec d’une part des expérimentations « sur-mesure » et unique, c’est-à-dire propre aux spécificités d’un living lab, et d’autre part des expérimentations « communes » partagées par plusieurs livings labs.

Il est à noter que la session d’ateliers qui a eu lieu avec les livings labs sur le choix des expérimentations à mener a été l’occasion, dans presque tous les livings labs, de rencontrer les nouveaux échevins communaux en charge du développement durable ou des aspects participatifs/ citoyens. La forte participation des échevins a permis d’ancrer et reconfirmer l’intérêt politique des communes pour le projet VILCO.

Lorsqu’on observe en détails ces 54 expérimentations élaborés par les livings labs on identifie les sujets suivants :

• La coopération inter-institutionnnelle : personne(s) ressource(s) et outils de contact
• Les parcours des projets citoyens : financement des projets, supports de réponses aux appels à projets et évaluation, légitimité des projets citoyens
• Communication conjointe : évènements, supports de communication
• Culture de la participation : engagement et inclusion citoyenne, pédagogie, budget participatif
• Partage des ressources : espaces accessibles, matériels disponibles

Ne pouvant accompagner 54 expérimentations, VILCO a identifié avec chacun des livings labs quelles expérimentations menées individuellement ou conjointement (à plusieurs livings labs ensemble), et quelles expérimentations étaient prioritaires et opportunes (y’a t’il un contexte particulièrement favorable et opportun pour mener cette expérimentation ?) celles qui pourraient être menées plus tard si le temps le permet voire menées par le living lab lui-même au-delà du projet VILCO. A ce stade, VILCO a décidé d’adopter une approche pragmatique et réaliste : qu’est-ce qui atteignable ? qu’est-ce que chaque living lab est-il en capacité de réaliser ?

Chaque expérimentation est ad-hoc, conçue pour et par la dynamique locale (rassemblant les initiatives citoyennes et les pouvoirs publics locaux). Les expérimentations, si elles portent parfois sur des sujets similaires, sont donc bien menées avec des modalités qui sont propres à chaque dynamique.

Qu’entendons-nous par ‘expérimentation’ ?

VILCO se réfère à la notion de design ‘POC’ ou ‘Proof of Concept’. L’idée est de faire la démonstration de la faisabilité d’une nouvelle manière de faire, d’une nouvelle procédure, etc. Dans ce que nous essayons, qu’est-ce qui fonctionne ou non ? Et pourquoi ?

Attention ! Une expérimentation ce n’est pas un avant-projet. L’idée est de tester des hypothèses (et intuitions) et comprendre les interactions. Pour la même raison, ce n’est pas non plus un engagement : « A partir de maintenant, on fera comme cela! » Enfin, une expérimentation ce n’est pas ‘réussi’ ou ‘raté’. C’est ce que l’on apprend qui nous permet de mettre en place une innovation.

Choix des expérimentations

Près de 50 propositions d’expérimentations ont émergé des ateliers organisées dans chacune des ‘dynamiques locales’ au début de l’année 2019. L’équipe VILCO a opéré une première sélection parmi ces propositions en se basant sur les critères suivants:

• expérimentations où les deux types d’acteurs, les collectifs citoyens et les autorités publiques, sont impliqués;
• expérimentations qui permettent de vérifier les hypothèses de départ de VILCO;
• expérimentations dont les enseignements pourraient être répliqués dans d’autres contextes ou dynamiques locales;
• expérimentations pour lesquelles il existe déjà une mobilisation forte au sein de la dynamique locale;
• expérimentations pour lesquelles l’intervention de l’équipe VILCO est nécessaire ou qui peuvent difficilement être menées sans l’appui de cette équipe;
• équilibre entre les expérimentations qui relèvent de l’amélioration, de la transformation et de l’innovation (à caractère plus prospectif).

De ce travail de tri, de regroupement et de concertation, ressort une liste de 15 expérimentations VILCO.

Liste des expérimentations VILCO

Expérimentations collectives
1. Forum ouvert (mutualisation des ressources)
2. Hackaton autour des outils de communication
3. Parcours participation mixte citoyens / Communes (culture de la participation) –
4. Cycle sur le(s) budget(s) participatif(s) (budget participatif) –
5. Simplification administrative (projets citoyens) Bruxelles Environnement
6. Budget des grands projets (Bruxelles Environnement)

Expérimentations Bruxelles-Ville
7. Soirée des lauréats de l’appel à projet Développement durable (projets citoyens)
8. Rencontres de quartiers (culture de la participation)
9. Service d’usage ponctuel de bâtiments publics. Communiquer sur la disponibilité des espaces communaux aux initiatives citoyennes lauréates (mutualisation des ressources)

Expérimentations Watermael-Boitsfort
10. Outil de co-création : Le Kit : En rue ! par la Commune et les citoyens expérimenté via le projet concret de création d’un marché populaire et d’un marché local/bio (culture de la participation)
11. Co-création d’un évènement pour donner à voir les initiatives locales (semaine de la transition)
(communication conjointe + culture de la participation)

Expérimentations Etterbeek
12. Assemblée de quartiers : définir les objectifs et le sens, esquisser les modalités, inclure les acteurs qui ne sont pas lier à la participation. Faire le test dans un quartier (la Chasse) (culture de la participation)

13. Cartographie conjointe des initiatives : co-construire la carte intégrant les besoins et ressources communales (mutualisation des ressources + communication conjointe)

Expérimentations Uccle
14. Rencontres citoyennes dans les quartiers (culture de la participation) –
15. Les coulisses de l’administration d’Uccle (projets citoyens)

+16. Expérimentation ‘bonus’ car auto-saisie par la Commune d’Uccle (sans l’appui de VILCO) : Le subside coup de pouce

Chaque expérimentation menée – non sans mal pour certaines – ont confirmé un certain nombre d’hypothèses :

•  L’Intérêt de la connaissance mutuelle pour mieux collaborer (Coulisses de l’administration à Uccle)
• L’intérêt du changement de postures et de formes d’interaction pour mieux échanger (Rencontres citoyennes de quartiers à Bruxelles Ville et Uccle)
• L’intérêt de l’institutionnalisation de certaines pratiques comme celles de la co-création (Kit : En Rue ! à Watermael-Boitsfort), du co-ressource (Le service d’usage ponctuel de bâtiments publics à Bruxelles Ville ou le Communikathon) ou encore de la participation citoyenne formalisée (Assemblée de Quartiers à Etterbeek).
• L’intérêt de faciliter et alléger les modes de collaboration et d’accompagnement (Simplification administrative à Bruxelles Ville ou encore le Subside coup de pouce à Uccle).

Chaque expérimentation menée a été l’occasion pour les livings labs de voir qu’au-delà d’un projet de recherche-action, les expérimentations étaient l’opportunité de ‘faire la preuve du concept’ (Proof of concept ou POC en anglais). En effet, ces multiples ‘preuves de concepts’ ont permis de démontrer la faisabilité, la pertinence et l’intérêt des différentes solutions imaginées dans chaque expérimentation.

Certaines de ces expérimentations sont d’ailleurs documentées plus loin dans cet ouvrage.

• Suivi et pérennisation

Une fois ces expérimentations réalisés, l’étape suivante a été de systématiquement les évaluer ou autrement dit d’en observer les effets. C’est-à-dire analyser ce qu’elles nous ont appris en observant ce qu’elles ont produits comme résultats.

Il est important de rappeler que les différentes expérimentations n’avaient pas les mêmes attentes ni les mêmes ambitions. En effet, certaines étaient proche du prototype (et donc assez  implémentable par la suite), d’autres de l’ordre de la maquette, de la simulation et enfin d’autres, plus ‘imaginaires’ ou prospectives sous la forme de scénarios. Bien entendu, les expérimentations de nature ‘prototypable’ étaient les plus faciles à institutionnaliser ou pérenniser car elles étaient les plus abouties ou tout du moins les plus atteignables.

Parmi celles-ci on retrouve les Rencontres Citoyennes de Bruxelles Ville et Uccle, les Assemblées Citoyennes d’Etterbeek, le service d’usage ponctuel de Bruxelles Ville, le kit de co-création En Rue ! de Watermael-Boitsfort, les coulisses de l’administration d’Uccle, le subside coup de pouce (Uccle) ou encore la simplification administrative de Bruxelles Environnement. Certaines de ces expérimentations ont débouché par une appropriation des livings labs voire même par un certain degré d’institutionnalisation – qui survivra au-delà du projet VILCO –, c’est-à-dire d’inscription dans les pratiques/outils des pouvoirs publics notamment. C’est le cas du service d’usage ponctuel des bâtiments qui est désormais inscrit noir sur blanc dans la charte de la participation citoyenne de la Ville de Bruxelles… ou les Assemblées citoyennes d’Etterbeek ou encore le subside coup de pouce d’Uccle…

Certaines expérimentations doivent, quant à elles, encore être affinées et poursuivies avant d’intégrer les pratiques (le kit En Rue ! de Watermael-Boitsfort par exemple, les Coulisses de l’administration d’Uccle ou la simplification administrative de Bruxelles Environnement). Enfin, certaines n’ont pas vocation à être ‘intégré’ en tant que tel mais à faire évoluer les modes de faire comme les Rencontres Citoyennes de Bruxelles Ville et Uccle. Le format participatif de ces rencontres rend, de facto, quelque peu caduc la version précédente des rencontres (où les élus se tiennent en ligne devant une assemblée de citoyens alignées en rang d’oignons). En effet, ce type d’expérimentation agit comme un ‘précédent’ où un retour en arrière complet semble difficile car perçu comme rétrograde ou dépassé.

Les livings labs ont participé à une aventure ambitieuse et nouvelle pour eux et il ne fait aucun doute que les participants au processus non seulement  garderons en tête la démarche mais aussi appliquerons, sous quelque forme, certains des apprentissages, réflexes et postures insuffler par la recherche-action   de VILCO.

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[1] De manière générale, le facteur de transparence était vécu comme particulièrement difficile à mettre en œuvre au sein des Communes. Cela s’explique par le fait que les prises de décisions au sein d’une institution publique ne reposent pas uniquement sur de l’administratif mais aussi sur du politique et du stratégique, pour lesquels, une transparence totale est quasi impossible à mettre en œuvre. Cette question de la transparence a fait souvent débat aux tables avec un équilibre à trouver entre opacité complète, secret, confidentialité et transparence permanente et absolue…

Pour aller plus loin sur ce sujet de controverses :

• Belorgey, Jean-Michel. « L’État entre transparence et secret », Pouvoirs, vol. 97, no. 2, 2001, pp. 25-32.
• Bredin, Jean-Denis. « Secret, transparence et démocratie », Pouvoirs, vol. 97, no. 2, 2001, pp. 5-15.
• Courrier International, n^o 1008, « La tyrannie de la transparence », 3 mars 2010.
• https://www.transparency.org/

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 [c1]A défaut d’utiliser les hypothèses on a travailler des facteurs clés d’une bonne collaboration…