Le vendredi 2 mars, alors que la neige commençait à tomber sur Watermael-Boitsfort, les acteurs de la dynamique locale se sont retrouvés à 15h dans la salle du Conseil communal. Avaient répondu « présents » pour cette première visite croisée du projet VILCO, dix membres des initiatives ‘Coin du Balai’ et ‘Logis-Floréal’, deux membres du Collège des Bourgmestre et Echevins ainsi que deux membres de l’administration communale. Puisque cet atelier était ouvert aux autres dynamiques locales de VILCO, un observateur de l’initiative Oxy 15 Quartier durable (Uccle) avait aussi fait le déplacement.
Présentations inversées
Dans cette première étape de la visite croisée, les initiatives et la Commune présentent à tour de rôle une des deux autres structures impliquées dans VILCO. Cette manière de procéder permet de découvrir brièvement les activités de chacune de ces structures tout en évaluant la connaissance mutuelle des acteurs en présence.
C’est le Logis-Floréal qui a ouvert l’échange en présentant le Coin du Balais. Celui-ci a ensuite décrit ce qu’il savait de la Commune. Enfin ce fut au tour de la Commune de présenter le Logis-Floréal. La consigne était simple : quelle est la raison d’être de la structure, quelles sont ses actions principales en faveur du développement durable et citer quelques exemples de collaboration Commune – initiative citoyenne.
Visite guidée
La visite guidée organisée par le service environnement et les échevins de Watermael-Boitsfort fut sans aucun doute un moment fort de la rencontre. Ceux-ci nous avait concocté tout un scénario consistant à suivre une demande citoyenne d’autorisation d’installer sur un trottoir un bac destiné à recevoir de la végétation. C’est donc dans le bureau du Bourgmestre, Olivier Deleuze, que la visite a commencé !
« à priori, cela ne devrait pas être trop problématique car cela a déjà été fait précédemment. Cependant, la Commune a besoin de plus de détails sur votre projet pour pouvoir y répondre favorablement. L’emplacement exact, les dimensions, l’encombrement, les matériaux, etc. Nous allons vous mettre en contact avec les différents services compétents : service urbanisme, espaces verts, etc. »
Puis se sont succédées les étapes que suivent habituellement ce genre de demande, avec pour commencer le dispatching du courrier entrant en fonction des compétences de chaque échevin et de chaque service communal. La demande a donc atterri sur le bureau de Tristan Roberti, Echevin en charge de l’Urbanisme, de l’Aménagement du Territoire, de l’Environnement, de la Mobilité, du Développement durable. Avant de proposer au Collège d’accéder à la demande du citoyen, celui-ci vérifie avec le service Environnement sa faisabilité technique et les contraintes existantes (en matière d’urbanisme par exemple). Enfin le Directeur Financier doit s’assurer que les dépenses potentiellement supportées par la Commune rentrent dans le cadre de son budget annuel. Et c’est là que les choses se compliquent…
L’échevin Tristan Roberti fait le point sur la faisabilité de la demande avec les deux représentants du service Environnement de la Commune
Budget ordinaire ou extraordinaire ?
Les dépenses communales se divisent en deux catégories : les dépenses ordinaires et les dépenses extraordinaires. Les premières correspondent aux éléments récurrents d’un budget, les incontournables pour le fonctionnement de la commune (salaires, taxes, frais de fournitures, etc.). Les secondes sont relatives à ce qui va « affecter directement et durablement le patrimoine communal », c’est-à-dire des dépenses à caractère plus exceptionnel, comme des investissements (les grands travaux de réparation de bâtiments ou de voiries, les achats d’immeubles, etc.).
Alors l’installation d’un bac, dépense ordinaire ou extraordinaire ? S’il est destiné à rester en place plusieurs années, on parlera de dépenses extraordinaires. Or celles-ci sont budgétées par avance selon une procédure stricte impliquant l’approbation du Conseil communal. In fine, ce qui ressort de la discussion, c’est que les matériaux pour les bacs peuvent être financés par la Commune mais cela demanderait de l’inscrire dans le budget extraordinaire pour l’année suivante ce qui est donc une démarche un peu lourde pour un simple bac potager. En revanche, la terre pourrait être mise à disposition par la Commune via le service des espaces verts (notamment parce qu’il ne s’agit pas d’une grande quantité de terre).
Discussion avec le Directeur financier à propos de la classification des frais liées à l’installation du bac en dépenses « ordinaires » ou « extraordinaires »
Après cette visite guidée des arcanes de la Commune, qui a permis aux participants de mieux comprendre les éléments qui interviennent dans la prise de décision pour accéder ou non à une demande citoyenne, le moment était venu de passé aux ateliers de travail. 
Ateliers de travail
Deux ateliers ont été menés en parallèle : le premier dédié à l’analyse de situations de collaborations (bonnes ou mauvaises) et le second consacré à un moment de réflexion et d’échange sur les mécanismes clés d’une bonne collaboration.
Analyse de situations de collaboration
A notre surprise, la Commune et les deux initiatives ont choisis les mêmes exemples de bonne et de moins bonne collaboration. En d’autres termes, ils partagent le même ressenti sur l’issue des projets menés ensembles.
- Exemples de collaboration heureuse : la rénovation collaborative de la chaussée de la Hulpe, la fête de quartier conjointe Maison de quartier et Champs des Cailles (et Logis Floréal, Collectif Baya, etc.) de septembre 2017, etc.
- Dans ce qui a moins bien marché, on retrouve l’abandon du projet de Give Kot au Coin du Balai ou encore le Plan Particulier d’Affectation du Sol (PPAS) du Coin du Balai et du quartier Archiduc.
Globalement il ressort que, malgré quelques situations qui n’ont pas très bien marché, la collaboration entre les initiatives citoyennes et la Commune de Watermael-Boitsfort, fonctionne plutôt bien et s’est vu progressivement renforcée grâce à une série de « projets marquants » positifs. Enfin, la proximité et disponibilité des élus communaux, le volontarisme des agents communaux et la motivation et l’engagement des membres des initiatives citoyennes semblent être les ingrédients propices à cette bonne collaboration.
Curseurs de la collaboration
Cet atelier a permis aux participants de :
- faire des liens entre certaines dimensions : la confiance est liée à la représentativité des initiatives, à leur ouverture ; la communication et la transparence sont étroitement liées
- identifier des divergences :la confiance est un prérequis pour la collaboration vs. La confiance se construit petit à petit, il y a parfois des visions partagées (cohésion sociale, propreté), parfois il ne vaut mieux pas pour garder un recul (un potager au coin d’une rue peut ne pas plaire à l’ensemble des riverains), et les écarts peuvent diminuer par le dialogue
- formuler explicitement les limites de chacun : la commune de Watermael-Boitsfort ne peut pas assurer un rôle de relais de communication pour toutes les initiatives car elle repose sur peu de moyens – 1 seul travailleur est dédié à la communication.
La neige avait recouvert le sol de plusieurs centimètres quand les ateliers ont touché à leur fin. Le verre de l’amitié est venu clôturer un toute convivialité ce moment d’échange et de co-réflexion. L’équipe VILCO est ressortie de cette première visite croisée avec la confirmation de l’intérêt d’une telle rencontre en termes de connaissance et compréhension mutuelle. Quelques ajustements méthodologiques seront à opérer pour que la prochaine visite soit encore plus riche.
Merci encore à tous les participants (Commune, Coin du Balai, Logis Floréal, curieux-contributeur et équipe VILCO) pour cette première visite croisée réussie !